Archief van de Secretarie; Afdeling Algemene Zaken

Inleiding

Woord vooraf

De stedelijke overheid in Amsterdam wordt bij het besturen van de stad bijgestaan door een administratief apparaat, bestaande uit ambtenaren. De administratie op het Stadhuis werd in 1812 gereorganiseerd en verdeeld in afdelingen. Deze nieuwe organisatie en de belangrijkste ontwikkelingen binnen het bestuursapparaat tot 1945 worden in deze inleiding geschetst. Eén van de drie ontstane afdelingen, Algemene Zaken, vervulde vaak een spilfunctie binnen de Secretarie, zoals uit de inleiding zal blijken. Daarom is de geschiedenis van de afdeling Algemene Zaken geplaatst in het geheel van de ontwikkelingen bij de stedelijke administratie in de periode 1812-1945. Het bestuur in deze periode zag er als volgt uit: 1812-1813: Maire (burgemeester) + Conseil Municipal (Raad); 1813, 16 november-31 december: Provisioneel Bestuur; 1814-1824 (maart): vier burgemeesters + een Raad; 1824-1945: burgemeester en wethouders + een Raad. Een enkel woord over de naam Algemene Zaken: in de jaren tussen 1812 en 1851 werd de afdeling 'Secretarie' genoemd. Ook varianten daarop komen voor, zoals 'Politieke Secretarie' of' Algemene Administratie'. Na 1851 werd de naam 'Secretarie' vervangen door' Algemene Zaken'. De naam 'Secretarie' werd voortaan gebruikt om de stedelijke administratie in haar geheel aan te duiden. Tijdens de inventarisatie zijn de series bij de 'stukken van algemene aard' op nauwgezette wijze genummerd door W. Koning, die ook de lijst van de 'Rubrieken voorkomende in de index op de Generale lndicateur' heeft vervaardigd. Bij het werken met de computer kregen we diverse malen advies van P. Klein. Waardevolle kritiek kreeg ik van O. Vlessing en A. Knotter .

Ontwikkelingen bij de stedelijke administratie van Amsterdam, 1812-1945

De reorganisatie van 1812

Onder invloed van het Franse bestuur werden in de tweede helft van 1811 een tweetal belangrijke wijzigingen bij de stedelijke administratie van Amsterdam voorbereid 1). Op 1 januari 1812 werden namelijk op het Stadhuis afdelingen en een indicateurstelsel ingevoerd (waarover verderop meer). Deze wijzigingen hebben de structuur van de stedelijke administratie voor lange tijd bepaald. De reorganisatie bracht geen verandering teweeg in de aard of de omvang van de werkzaamheden op het Stadhuis. Een vergelijking van de situatie vóór en na 1812 maakt dit duidelijk. De stedelijke administratie in Amsterdam kende tot 1812 twee onderdelen: de Thesaurie en de Rekenkamer voor de financiële aangelegenheden 2) en de Secretarie ten dienste van het algemeen bestuursbeleid. Twee commissarissen, één over de Publieke Werken en één over de Gesubsidieerde Gestichten, stonden onder de thesaurier, maar hadden bij hun aanstelling in 1808 eigen instructies ontvangen. Het feit dat met deze twee taken (zorg voor de openbare werken en de instellingen op het gebied van welzijn en gezondheid) grote uitgaven gemoeid waren, is waarschijnlijk de reden om ze bij de Thesaurie onder te brengen. Verder bestond er een Boekhouderschap der Officiën, waar de registratie plaats vond van het personeel van de stad. Dit viel rechtstreeks onder burgemeester en wethouders. Tenslotte was er sinds 1795 een comité belast met de regeling van de inkwartiering, de voeding en het transport van troepen. AI deze bestuursonderdelen zijn terug te vinden na de reorganisatie die op 1 januari 1812 op het Stadhuis werd doorgevoerd. De stedelijke administratie werd ingedeeld in afdelingen, of divisies zoals ze toen genoemd werden, en deze afdelingen in bureaus. Er werden drie afdelingen gevormd 3): 1e divisie: Thesaurie (na 1851 Financiën genoemd); 2e divisie: Secretarie (na 1851 Algemene Zaken genoemd); 3e divisie: Militaire Zaken. De oude onderdelen Thesaurie en Secretarie zijn eenvoudig te herkennen als respectievelijk de 1e en 2e divisie, terwijl de commissie voor de inkwartiering en kazernering werd omgezet in de 3e divisie. De commissariaten van Publieke Werken en Gesubsidieerde Gestichten bleven bij de afdeling Thesaurie. Het Boekhouderschap der Officiën bleef een aparte instelling dat rechtstreeks onder het bestuur viel 4).

De drie afdelingen waren verdeeld in bureaus, waarvan de werkzaamheden er als volgt uitzagen:

Thesaurie:

1e bureau: Publieke Werken; 2e : Gesubsidieerde Gestichten; 3e : Secretariaat; 4e : Rekenkamer .

Secretarie:

1e bureau: Burgerlijke Stand; 2e : Opmaken van paspoorten en certificaten; vervaardiging kopieën; 3e : Correspondentie van de divisie; houden van de Generale Indicateur.

Militaire Zaken:

1e bureau: Werkzaamheden in verband met de verzorging van troepen; leveranties voor kazernes en de inkwartiering van militairen; 2e : Uitvoering van decreten in verband met de dienstplicht; opmaken van mercurialen (prijslijsten van goederen). Deze nieuwe structuur van de stedelijke administratie op het Stadhuis, met afdelingen en bureaus, is gedurende de gehele periode 1812-1945 gehandhaafd.

Gevolgen van de reorganisatie van 1812

De reorganisatie had een grote verandering tot gevolg op het gebied van de registratie van de ingekomen en uitgaande stukken door de administratie. In samenhang met de invoering van de afdelingen werd het zogenaamde indicateurstelsel ingevoerd: elke afdeling kreeg een indicateur waarin de ingekomen en minuten van uitgaande stukken van die afdeling werden ingeschreven 5). Voor de afdelingen was de indicateur een middel ter controle van de voortgang van de zaken die speelden op hun specifieke werkterrein. Ook kon met behulp van de indicateur de plaats achterhaald worden waar het stuk was opgeborgen. Naast deze afdelingsindicateur kwam er een centraal register, de Generale Indicateur, waarin in principe alle inkomende en uitgaande stukken van het Stadhuis werden ingeschreven. Een inkomend stuk werd dus tweemaal ingeschreven: eerst in de Generale Indicateur en daarna in de indicateur van de afdeling waar het stuk behandeld werd. Met deze invoering van de Generale Indicateur in 1812 kwam er een centrale postbehandeling tot stand. Het gaf de burgemeester een overzicht van de ingekomen en uitgaande stukken en daarmee van de lopende zaken op het Stadhuis. De Generale Indicateur vormde voor het bestuur ook de neerslag van zijn handelingen: ' ...welke (Generale-, PJH) Indicateur de te voren door Heeren Secretarissen gehoudene Notulen verving... '6). Dit hield in dat het, tot dan toe gebruikte, verbaalstelsel werd vervangen door een indicateurstelsel. Naast de Indicateur werden door het bestuur alleen besluitenboeken bijgehouden 7).

Ontwikkelingen bij de administratie in 1814

Dat de ingevoerde organisatievorm niet geheel voldeed, bleek uit het feit dat het nieuw aangetreden bestuur verschillende wijzigingen aanbracht bij de administratie op het Stadhuis. Dit gold voor de Thesaurie en de Secretarie, voor de afdeling Militaire Zaken kwam hier nog het argument bij dat deze divisie, 'gelet op de gereguleerde organisatie der overige deelen der voormalige administratie', gewijzigd moest worden in overeenstemming met 'den thans betaamlijke voet' 8). Deze aanpassing hield in dat ook deze afdeling een eigen indicateur ging houden, hetgeen tot dan toe niet het geval was 9). De afdeling Militaire Zaken werd verdeeld in twee commissariaten: één van Militaire Zaken en één van Kazernering en Garnizoenszaken 10). De Thesaurie kreeg twee onderafdelingen: de Rekenkamer waar de financiële boeken werden bijgehouden en een Secretariaat met drie bureaus: Publieke Werken, Gesubsidieerde Gestichten en Correspondentie 11). Een afsplitsing vond plaats bij de afdeling Secretarie, die werd gesplitst in Secretarie en Kabinet van de Burgemeester 12). Er was namelijk gebleken dat er behoefte was aan een apart orgaan dat, los van de afdelingen, burgemeesters, Raad en stadssecretarissen kon bijstaan. Werkzaamheden als het bijhouden van besluiten-en notulenboeken, van de Generale lndicateur , het Boekhouderschap der Officiën en de expeditie van stukken die door burgemeesters waren getekend, werden ondergebracht bij het Kabinet van de Burgemeester. Dit Kabinet' een geheel op zich zeIven staande administratie' , bestond uit drie klerken en een hoofd met de titel 'chef van het Kabinet en Boekhouder der Officiën' 13). Met deze afsplitsing kwam er een scheiding tot stand tussen de behandeling van bestuursaangelegenheden (dit bleef bij de Secretarie) en taken ten dienste van het bestuur (deze kwamen bij het Kabinet). Omdat de Generale lndicateur werd overgebracht naar het Kabinet van de Burgemeester, kreeg de afdeling Secretarie met ingang van 1814 een eigen indicateur 14). In mei 1830 werd de eigen indicateur van de afdeling Secretarie overbodig en afgeschaft omdat het bijhouden van de Generale Indicateur opnieuw (net als in 1812 en 1813) een taak van die afdeling werd. De Generale Indicateur werd na 1830 door de afdeling Secretarie ook gebruikt als afdelingsindicateur. Behalve de Generale Indicateur werd ook het Boekhouderschap der Officiën overgebracht van het Kabinet van de Burgemeester naar de afdeling Secretarie 15).

De Algemene Secretarie of Schrijfkamer

Het Boekhouderschap der Officiën en het bijhouden van de Generale Indicateur werden verricht door een nieuw bureau: Algemene Secretarie 16). Dit was een bureau van de afdeling Secretarie, maar moet niet verward worden met de afdeling in zijn geheel. Het bureau werd ook wel Schrijfkamer genoemd, verwijzend naar een andere belangrijke taak van de ambtenaren van dit bureau, namelijk het bestuur en de administratie bijstaan in het vele schrijfwerk en het redigeren en de expeditie van stukken 17). Concepten van uitgaande brieven werden er in het net geschreven, maar ook rapporten, besluiten, paspoorten en certificaten. De regel, voorkomend in het door burgemeester en wethouders vastgestelde reglement voor het bestuur , dat 'de ambtenaren op de algemene Secretary behoren tot geen uitsluitend vak van werkzaamheid of tot deze of gene afdeling' 18),

dient dan ook bezien te worden in het licht van de daarop volgende zin: '

'zij zijn verplicht al dat werk te verrigten, het welk hun door den (stads-, PJH) secretaris wordt opgedragen' . Dit betekende zowel ten dienste van het bestuur (B en W en Raad) als de administratie (de afdelingen van het Stadhuis). De Algemene Secretarie staat onder toezicht van de burgemeester en onder de dagelijkse leiding van de secretaris en kan beschouwd worden als het bureau van laatstgenoemde. In 1902 werd het bureau een zelfstandige afdeling.

Ontwikkelingen bij de afdelingen in de loop van de 19e eeuw

De afdelingen hadden als belangrijkste punt van overeenkomst de eenvormigheid van de postbehandeling, waardoor coordinatie en controle mogelijk waren. Verschillen waren er ook, met name in het karakter van de afdelingen, een gevolg van de uiteenlopende werkzaamheden die er verricht werden. De Thesaurie omvatte naast onderdelen als de Gesubsidieerde Gestichten (tot 1828), de Publieke Werken (in 1850 een zelfstandige afdeling met dezelfde naam) en een Secretariaat ook de complexe financiële administratie van de stad (de Rekenkamer). De afdeling Militaire Zaken had als belangrijkste taken de regeling van de conscriptie en de kazernering. Hierdoor leken deze afdelingen weinig op een bestuursorgaan, zoals de afdeling Secretarie. Een belangrijk deel van de werkzaamheden van de afdeling Secretarie bestond uit het opstellen van (minuten van) uitgaande stukken naar aanleiding van besluiten die door burgemeester en wethouders, al dan niet als antwoord op ingekomen stukken, genomen werden. Bij de vorming van de drie afdelingen op het Stadhuis in 1812 was het de bedoeling al de aangelegenheden die niet op financieel of militair terrein lagen te laten behandelen door de 'tweede divisie', de afdeling Secretarie. Gedurende vrijwel de gehele 19e eeuw bleef dit ook het orgaan waar al de bestuurs-aangelegenheden werden behandeld, voor zover deze niet op het terrein lagen van de andere afdelingen. En pas in de decennia rond 1900 zou, met het toenemen van het aantal afdelingen op het Stadhuis, het aantal zaken dat door de afdeling Algemene Zaken werd behandeld, afnemen. Vanzelfsprekend boette de afdeling hierdoor aan belang in. De invoering van afdelingen en indicateurs had een stevige basis gelegd voor toekomstige ontwikkelingen. De toenemende omvang van de stedelijke administratie kon worden opgevangen door nieuwe taken van het bestuur of oude, sterk groeiende bemoeienissen van de stedelijke overheid onder te brengen bij nieuwe afdelingen met eigen indicateurs. Voorbeelden hiervan zijn de aangelegenheden betreffende de Gesubsidieerde Gestichten en de Publieke Werken die door de afdeling Thesaurie werden behandeld. Deze werden ondergebracht bij de nieuwe afdelingen Armwezen en Onderwijs (1828) en Publieke Werken (1850). Veertig jaar lang (tot 1891, toen de afdeling Handelsinrichtingen ontstond) zou het bij deze afdelingen blijven: Algemene Zaken, Burgerlijke Stand 19), Financiën, Militaire Zaken, Armwezen, Onderwijs 20), Publieke Werken. De stedelijke administratie is zo gedurende een groot deel van de 19e eeuw weinig veranderd: noch in organisatorisch, noch in numeriek opzicht.

De groei van de Secretarie omstreeks 1900

In de laatste decennia van de 1ge en de eerste decennia van de 20e eeuw doen zich op demografisch, economisch en sociaal terrein ingrijpende wijzigingen voor. Naar aanleiding hiervan moest de structuur van het administratieve apparaat aangepast worden, om zo de toenemende werkdruk op te vangen: 1830: 5 afdelingen en 56 ambtenaren; 1856: 6 afdelingen en 57 ambtenaren; 1896: 8 afdelingen en 82 ambtenaren; 1906: 13 afdelingen en 335 ambtenaren; 1926: 17 afdelingen en 573 ambtenaren; 1940: 18 afdelingen en 550 ambtenaren 21). Daarnaast waren er op enkele afdelingen van het Stadhuis in de loop van de 19e eeuw 'onderafdelingen' ontstaan. Meestal waren dit sterk in omvang toegenomen bureaus van afdelingen. Hoewel er werkzaamheden werden verricht die oorspronkelijk tot de taak van de afdeling behoorden, waren deze taken op den duur dermate gegroeid en 'verzelfstandigd', dat er sprake is van onderafdelingen. Voorbeelden zijn de afdeling Burgerlijke Stand met een onderafdeling Bevolkingsregister, de afdeling Algemene Zaken met een onderafdeling Algemene Secretarie en de afdeling Financiën (vanouds verdeeld in Secretariaat en Rekenkamer) die was verdeeld in onderafdelingen A en B (hieronder vielen Rekenkamer, Belastingen en R.E.P.K.). Vlak na de eeuwwisseling besloot het gemeentebestuur van de onderafdelingen 'gewone' afdelingen te maken, en zo ontstonden de afdelingen Bevolkingsregister (1901), Algemene Secretarie (1902), Belastingen (1906), Financiën A en Financiën B (1906). De vorming van nieuwe afdelingen, die het gevolg waren van afsplitsingen van taken van bestaande afdelingen, leidde tot een groei van het administratieve apparaat. Maar deze aanpassing van de administratie was niet alleen een gevolg van de toegenomen werkdruk naar aanleiding van de maatschappelijke veranderingen. In de jaren '90 groeide er een nieuwe visie op de rol van de overheid. De gedachte dat de taak van het gemeentebestuur 'zuiver administratief en politioneel' was (handhaving van de openbare orde), werd vervangen door de overtuiging van de noodzaak van overheidsingrijpen in het maatschappelijke leven 22). In dit proces van meer overheidsbemoeienis vallen twee achtereenvolgende fasen te onderscheiden: -Openbare Gezondheid (1902);-Volkshuisvesting (1914); -Levensmiddelen, Was-en Schoonmaak, Bad-en Zweminrichtingen (1916); -Kunstzaken (1921). In het begin van de jaren dertig werd door verschillende raadsleden gepleit voor het samenvoegen van enkele afdelingen 24). Men stelde het college van B en W voor, de afdelingen Financiën en Belastingen, Handelsinrichtingen en Publieke Werken, Kunstzaken en Onderwijs samen te voegen. Men wees bij de afdelingen Financiën en Belastingen en bij Handelsinrichtingen en Publieke Werken op de overeenkomsten tussen beide afdelingen, en bij de afdeling Kunstzaken op het feit dat de drie ambtenaren makkelijk ondergebracht konden worden bij de afdeling Onderwijs. Burgemeester en wethouders waren tegen samenvoegingen, aangezien de redenen die er geweest waren voor de splitsingen nog steeds golden: de aard van de werkzaamheden op deze afdelingen verschilde te sterk en voor de leiding ervan waren geheel verschillende bekwaamheden nodig 25).

De vorming van diensten en bedrijven

Weliswaar is hiermee een beeld gegeven van de ontwikkelingen bij de Secretarie op het Stadhuis, maar dit tekent niet de groei van het gehele bestuursapparaat van de gemeente Amsterdam. De groei van de administratie bracht namelijk met zich mee dat verschillende gemeente-activiteiten werden geplaatst onder afzonderlijke eenheden, de diensten en bedrijven 26). Deze diensten en bedrijven worden gekenmerkt door het uitvoerende karakter van hun werkzaamheden. Als voorbeelden kunnen hier genoemd worden de Dienst Publieke Werken (voor de uitvoering van openbare werken), de Stadsreiniging, de Arbeidsbeurs. De vorming van de diensten en bedrijven had tot gevolg dat de eenheid van de Secretarie op het Stadhuis verloren ging. De Secretarie heeft door deze ontwikkeling mede de functie gekregen om burgemeester en wethouders behulpzaam te zijn bij hun taak al die eenheden (de diensten en bedrijven) te besturen 27).

De stadssecretaris en de gemeentesecretaris

De stadssecretaris (na 1851 gemeentesecretaris geheten), vervulde in het geheel van het functioneren van het bestuur en de administratie een belangrijke rol. Daarom zal hij hier apart behandeld worden. Tot 1830 waren er twee stadssecretarissen, waarbij de één fungeerde als secretaris van het college van burgemeester en wethouders en de ander ten dienste van de Raad stond 28). Sinds 1830 was er één stadssecretaris 29). De secretaris was de hoogste ambtenaar bij de stedelijke bestuursadministratie en stond onder de directe bevelen van burgemeester en wethouders. Het belang van zijn functie vloeit voort uit de verplichtingen die hij naar twee kanten toe had: ten opzichte van het bestuur (burgemeester en wethouders en Raad) en tegenover de stedelijke administratie (de afdelingen en ambtenaren op het Stadhuis). Aan de hand van de instructies, die in 1824 30) en in 1851 31) voor hem werden opgesteld, zullen hier zijn taken en bevoegdheden worden beschreven.

De secretaris en het bestuur

De belangrijkste werkzaamheden van de secretaris voor het bestuur bestaan uit taken die in verband staan met de vergaderingen van burgemeester en wethouders en van de Raad. Zo is hij belast met het houden van de notulen en van de uitgebrachte stemmen indien er in één van beide colleges gestemd wordt. Hij zorgt er voor dat de stukken aanwezig zijn die behoren bij de onderwerpen die ter tafel gebracht worden. Dit zijn stukken die op de afdelingen behandeld zijn, opgesteld in opdracht van het bestuur door ambtenaren, of stukken die al opgeborgen waren in de archieven van die afdelingen. De secretaris ziet er op toe dat de uitgaande stukken van de colleges van Ben Wen Raad goed zijn opgemaakt, worden ondertekend en verzonden. Afschriften en uittreksels van de besluiten van beide colleges worden door hem ondertekend, als zijnde authentieke afschriften. Er werd zelfs een lijst opgesteld van verklaringen 32) die door de secretaris alleen,namens burgemeester en wethouders, werden ondertekend (certificaten als attestaties de vita, afschriften van patenten, certificaten van oorsprong). Dit artikel van de instructie werd een half jaar later overigens weer ingetrokken, na een uitspraak van de Minister van Binnenlandse Zaken dat al de uitgaande stukken van B en W niet alleen door de secretaris, maar in alle gevallen ook door de burgemeester moesten worden ondertekend. Verder staat hij leden van de Raad of van raadscommissies bij door het beantwoorden van gevraagde inlichtingen, of het verstrekken van stukken. De stukken die in de vergaderingen van de Raad behandeld moeten worden en die door de burgemeester aan de secretaris overhandigd zijn worden door hem voor de raadsleden ter inzage klaargelegd en hij zal hun dit schriftelijk meedelen. Ook het college van Ben W staat hij terzijde: 'De vergadering of een der leden zulks nodig oordeelende, vraagt de nodige inlichting en opheldering aan de secretarissen of present zijnde secretaris' 33).

En tenslotte:

'de Secretaris is den Burgemeester behulpzaam in alles wat het hem opgedragen bestuur aangaat 34)'.

De secretaris en de stedelijke administratie

De instructies voor de secretaris van 1824 en 1851 verschillen sterk op het punt van de omschrijving van zijn werkzaamheden ten dienste van de stedelijke administratie. De instructie van 1851 is hierover erg duidelijk: deze is verdeeld in twee paragrafen, één handelt over de secretaris in betrekking tot de Raad en burgemeester en wethouders en één over de secretaris als hoofd van de administratie: 'de secretaris staat aan het hoofd der Algemeene Plaatselijke Secretarie onder het toezigt van den Burgemeester' .

In de instructie van 1824 komt alleen zijn bemoeienis met de zorg voor archieven ter sprake:

'zij zullen ter beide vergaderingen (van de Raad en het college van B en W, PJH) zoodanige aanteekeningen houden, als met den aard der zaken het meest geschikt zal zijn en voor de regelmatige boeking, bewaring als anderzins, zorg dragen, ten einde van al het verhandelde geregeld blijken kan voor het vervolg naar behoren, en zullen de onderscheidene bureaux ten dien einde voor hun openstaan en zij ten einde voormeld, daarover toezigt houden'. Uit dit wat omslachtige artikel blijkt dat de secretaris dus toezicht had over het opstellen en de bewaring van stukken en niet zozeer over de afdelingen en ambtenaren zelf. De aard van de werkzaamheden die verricht werden op de afdelingen Thesaurie en Militaire Zaken leidde er toe dat een taak als het instrueren van medewerkers van die beide afdelingen waarschijnlijk beter kon worden overgelaten aan de hoofden van die afdelingen. Voor de afdeling Secretarie, waar de stukken behandeld werden die het algemeen bestuursbeleid betroffen, gold dit niet: 'alle Griffier, hoofdkommiesen, kommiesen en klerken zijn aan de directe bevelen van den Heer Burgemeester, Wethouderen en den Secretaris onderworpen 35), .

Hoewel de griffier de dagelijkse leiding heeft over deze afdeling, houdt hij met de secretaris

'gedurige overeenstemming en sluit zich zoo veel mogelijk aan den zeIven aan, ter ondersteuning en verligting in deszelfs werkzaamheden' . Zoals hiervóór al aangegeven worden de taken van de gemeentesecretaris als hoofd van de stedelijke administratie (vanaf die tijd worden alle afdelingen samen 'de Secretarie' genoemd) in de instructie van 1851 uitvoerig beschreven. De belangrijkste bepalingen van deze instructie, die werd opgesteld naar aanleiding van de invoering van de Gemeentewet, zullen hier worden aangegeven. Allereerst die ten opzichte van de ambtenaren. Onder het toezicht van de burgemeester regelt de secretaris de werkzaamheden van de Secretarie-ambtenaren en ziet er op toe dat ze aan hun verplichtingen voldoen 36). Als hij reden tot klachten heeft geeft hij hiervan kennis aan de burgemeester. Hij is dagelijks op het Stadhuis aanwezig, zorgt dat de bureaus voor het publiek zijn geopend en dat de ambtenaren aanwezig zijn. De resterende artikelen van de instructie zijn gewijd aan de zorg voor archiefbescheiden die de secretaris is opgedragen en zijn toezicht op de behandeling en bewaring van stukken. Van de raadsbesluiten die volgens de Gemeentewet ter algemene kennis moeten worden gebracht, dient een afschrift op de Secretarie aanwezig te zijn. Raadsbesluiten genomen vóór de invoering van de gemeentewet zal hij alleen ter inzage geven met toestemming van B en W. De secretaris ziet er op toe dat al de inkomende stukken op het Stadhuis, na door de burgemeester geopend te zijn, worden ingeschreven in een algemeen register (de Generale Indicateur) en daarna verzonden aan hen die, volgens de aantekening van de burgemeester, met de behandeling belast zijn. Tenslotte: onder toezicht van burgemeester en wethouders zorgt de secretaris dat de stukken behorende tot de stedelijke administratie in goede orde en behoorlijk bewaard worden.

Invoering van het indicateurstelsel

In een brief van 28 mei 1811 van de prefect van het departement van de Zuiderzee aan de Maire (burgemeester) van Amsterdam 37) beveelt eerstgenoemde de invoering aan van registers-indicateurs-waarin al de ingekomen stukken worden ingeschreven en waarnaast gegevens over de verdere behandeling worden aangetekend. In deze indicateurs wordt dus in chronologische volgorde en met behulp van een doorlopende nummering aantekening gehouden van het inkomen, afdoen en uitgaan van stukken. Ook wordt aangegeven of een stuk eventueelonder een nieuw nummer is opgeborgen. Tot 1812 was het gebruikelijk de ingekomen stukken van de Maire onder te brengen in twee series: een serie genummerde bijlagen bij het verbaal ( = verslag) van het verhandelde door de maire en een serie door de Maire behandelde stukken die geen bijlagen tot het verbaal vormen. Daarnaast waren er stukken die toegewezen werden aan de afdeling Thesaurie of aan de Commissie van kazernering. In de jaren 1812 en 1813 is er geen verbaal van het verhandelde door de maire, wel een register van besluiten 38). De notulen van het bestuur na 1814 verwijzen niet meer naar bijlagen (c.q. de ingekomen en minuten van uitgaande stukken). De toegang tot de ingekomen en uitgaande stukken op het Stadhuis is dan de Generale Indicateur.

Behandeling van stukken door het bestuur

In grote lijnen verliep de behandeling van deze stukken als volgt 30). De burgemeester ontvangt en opent alle stukken. Als een nadere bewerking nodig is vóórdat de stukken in de vergadering van burgemeester en wethouders behandeld worden, verzendt hij ze, na inschrijving van de gegevens van het stuk in de Generale Indicateur, naar de wethouder die de desbetreffende afdeling onder zich heeft, waar de stukken opnieuw-nu in de afdelingsindicateur-worden ingeschreven. Wanneer de wethouder er voor kiest om de zaak niet zelf te behandelen, zal dit gebeuren door ambtenaren van zijn afdeling waarover hij toezicht en leiding heeft. De in concept opgemaakte stukken 40) worden ter tafel gebracht in het college van B en W, en na goedkeuring in het net gesteld en verzonden. De spoedeisende stukken worden door de burgemeester en een desbetreffende wethouder samen afgedaan en ook afgetekend namens B en W. Eerstgenoemde bepaalt ook of deze stukken nog in de vergadering met de wethouders aan de orde zullen komen 41). Bij die vergaderingen van het college van B en W zal, na goedkeuring van de notulen, 'ter tafel der vergadering ter visie worden gelegd de indicateur van de afgelopene week om te kunnen nagaan of alles op denzelve in orde en naar behooren is gesteld 42)' . Na deze voortgangscontrole worden de ingekomen stukken gelezen en besproken en kan zo nodig een besluit worden genomen. Het geven van orders aan de hoofden van de afdelingen (eventueel door middel van de secretaris), het zo nodig verlenen van audiëntie aan personen, het nagaan van de voortgang van openbare werken (aan de hand van een verslag van de commissaris over de publieke werken) en de besluitvorming inzake vacatures behoorden eveneens tot de vergaderpunten van burgemeester en wethouders . De hier geschetste directe bemoeienis van de burgemeester met de administratie is in de loop van de tweede helft van de 19e eeuw afgenomen en overgegaan naar de gemeentesecretaris en de hoofden van de afdelingen.

De Generale Indicateur

In de hiervoor geschetste geschiedenis van de stedelijke administratie tussen 1812 en 1945 kwam de Generale lndicateur al ter sprake: als het centrale register op het Stadhuis, waarin de ingekomen en minuten van uitgaande stukken van het stedelijk bestuur werden geboekt. Behalve de datum van inschrijving werden datum en inhoud van het stuk aangegeven (zie afbeelding blz. ). Daarnaast bevat de Generale Indicateur gegevens over de behandeling door de Secretarie: genoteerd werd welk persoon (van 1812 tot 1830 worden namelijk hoofden van afdelingen als de behandelende functionarissen aangegeven), welke afdeling van de administratie (1830-1920), of welke instantie buiten de Secretarie om behandeling of advisering van een zaak is verzocht (b. v. regenten van het Aalmoezeniersweeshuis). Tenslotte bevat de Generale Indicateur een aantekening over de afdoening van een stuk. Wanneer een zaak afgedaan was, of als een ingekomen stuk alleen voor kennisgeving werd aangenomen, borg men het op onder het nummer dat het bij de inschrijving door de administratie had ontvangen. Maar als de behandeling van een stuk een tijd doorliep en er nieuwe stukken geproduceerd werden, vindt men in de indicateur verwijzingen naar één of meer nieuwe nummers. Onder dit nummer zijn dan nieuwe gegevens over de voortgang en afloop van de zaak te vinden. De Generale lndicateur gaf burgemeester en wethouders en de administratie een overzicht van de gang van de inkomende en uitgaande stukken op het Stadhuis. Voor de gebruiker van de (Secretarie)archieven is de Generale Indicateur het middel om te achterhalen welke stukken er over een bepaald onderwerp zijn en op welke afdeling van de Secretarie de stukken zijn behandeld en opgeborgen. Wanneer het, aan het begin van een onderzoek, duidelijk is dat een zaak op een bepaalde afdeling behandeld moet zijn (b.v. bouw van een brug door de afdeling Publieke Werken), kan het raadplegen van de Generale Indicateur achterwege gelaten worden.

Het bijhouden van de Generale Indicateur

De Generale lndicateur werd in de periode 1812-1920 niet door één en dezelfde afdeling bijgehouden. Twee keer werd hij verplaatst van de afdeling Secretarie (Algemene Zaken) naar een andere afdeling. Het is van belang om dit te vermelden, aangezien de afdeling Secretarie in die periodes een eigen afdelingsindicateur bijhield (nI. van 1814-1830 en van 1903-1920). In 1812 en 1813 werd de Generale lndicateur bijgehouden door de afdeling Secretarie. Tussen 16 november en 31 december 1813 (periode van het Provisioneel Bestuur) werd de Generale Indicateur niet bijgehouden. De afdelingen hielden in deze periode wel een afdelingsindicateur bij, maar er is geen centraal register . In de periode 1814-1830 (mei) werd de Generale Indicateur door het nieuw opgerichte Kabinet van de Burgemeester bijgehouden 43). De afdeling Secretarie kreeg daarom in deze periode een eigen indicateur 44) .De nummers in deze afdelingsindicateur zijn gelijk aan die van de Generale Indicateur. Vanwege de betere toegankelijkheid is het gebruik van de Generale Indicateur als toegang tot de stukken van de afdeling Secretarie te prefereren boven de afdelingsindicateur . Mei 1830 werd de Generale Indicateur weer overgebracht naar de afdeling Secretarie en tot 1903 zou deze afdeling (na 1851 Aigemene Zaken genoemd) deze indicateur bijhouden. De afdelingsindicateur werd afgeschaft. In de periode 1903-1920 werd het werk aan de Generale Indicateur verricht door de afdeling Algemene Secretarie en kreeg de afdeling Algemene Zaken opnieuween afdelingsindicateur. In tegenstelling tot de periode 1814-1830 is de nummering in beide Indicateurs niet dezelfde. In de periode 1903-1920 moet dus, wanneer men stukken van de afdeling Algemene Zaken zoekt, naast de Generale Indicateur ook deze afdelingsindicateur geraadpleegd worden.

Het bijhouden van de Generale Indicateur (overzicht):

periode: Generale Indicateur afdelingsindicateur bijgehouden door: Secretarie/ A.Z. : _______________________________________________________ 1812-1813 afd. Secretarie nee 1814-1830 Kabinet van de Burgemeester ja 1830-1902 afd. Secretariet Algemene Zaken nee 1903-1920 afd. Algemene Secretarie ja Het toezicht op het bijhouden van de Generale Indicateur was de eerste decennia in handen van de burgemeester, na 1851 werd dit door de gemeentesecretaris overgenomen 45) .

De afschaffing van de Generale Indicateur

Op advies van de gemeentesecretaris werd in 1920 een voor de administratie ingrijpend besluit genomen: de afschaffing van de Generale Indicateur met ingang van 1 januari 192146. Hierdoor verdween het overzicht van de behandeling van stukken op het Stadhuis. Voor de administratie toen en voor de onderzoeker van nu is dit een behoorlijke handicap. Stukken zijn alleen te vinden met behulp van de afdelingsindicateurs.

Bewaring en ordening van de Secretarie-archieven 47)

Het gebrek aan depotruimte waarmee het Gemeentearchief langdurig kampte, leidde er toe dat de Secretarie-archieven gedurende een groot deel van de 20e eeuw op verschillende plaatsen in de stad moesten worden ondergebracht. Tot 1923 hebben deze archieven op het Stadhuis aan de Oudezijds Voorburgwal gelegen, maar de toename van stukken maakte het noodzakelijk dat er een gebouwaan de Herenmarkt werd vrijgemaakt om deze aanwas van de archieven te herbergen. Tien jaar later was ook deze ruimte te krap en werd de zolder van het gebouw van de Bank van Lening (eveneens aan de Oudezijds Voorburgwal) gebruikt om de aanvullingen onder te brengen. In 1957 gingen de archieven die daar inmiddels verzameld waren, lopende over de periode 1928-1946, naar het (voormalige) gebouw Amstel 1. Nog eenmaal moest een tijdelijke bergplaats gevonden worden: in 1968 werd het gebouw van een voormalige broodbakkerij aan de Nieuwe Prinsengracht ('Ceres') in gebruik genomen. In dat jaar werden overigens wel de archieven van de Raad, van burgemeester en wethouders en van de afdeling Algemene Zaken overgebracht naar het Gemeentearchief. Daar berustten van de Secretarie-archieven alleen de stukken over de periode 1812-182448. In 1985 kwam aan deze situatie van 'het verdeelde archief een einde, toen de nieuwe depotruimten aan de Amsteldijk in gebruik genomen konden worden49. De archieven van bestuur en administratie tot 1970 werden daar ondergebracht. Met de bewerking van de Secretarie-archieven door het Gemeentearchief is aan het eind van de 19e eeuw begonnen. Bij deze bewerking kunnen de volgende werkzaamheden worden onderscheiden (met de data van de eerst gevonden vermelding in de bronnen): -rangschikking en inventarisatie (1883); -inventarisatie van onderdelen van het archief van de afdeling Financiën (1893); -de verwijdering van overbodig papier (1893); -het terugplaatsen van afgedwaalde stukken (1897); -het herordenen van de stukken van de afdelingen Financiën en Algemene Zaken (1896); -vernietiging van stukken (1901).

In 1883 werd de hoofdcommies Ch.M. Dozyopgedragen

'de rangschikking en inventarisatie van het gedeelte van het Gemeente-archief zich uitstrekkende van het jaar 1812, waar het oude archief eindigt, tot het jaar 1852 50)'. In de jaren daarna wordt telkens melding gemaakt van 'de regeling en schifting der stukken', zonder dat nader wordt aangegeven om wat voor werkzaamheden het hier gaat. In ieder geval werden onderdelen van het archief van de afdeling Financiën geïnventariseerd 51). De schifting van stukken was noodzakelijk omdat de beperkte archiefruimte op het Stadhuis en de vijfjaarlijkse overbrenging van stukken van de Secretarie-afdelingen hiertoe dwongen. Zo werden de archieven van Financiën en Algemene Zaken met een derde verminderd door 'de noodzakelijke verwijdering van alle overbodig wit papier en apostillen uit de stukken, met overschrijving van betreffende aantekeningen daarop gesteld 52)'. Naast dit uitschiften wordt in de Gemeenteverslagen eveneens melding gemaakt van het terugplaatsen van vele afgedwaalde stukken. Volgens gemeentearchivaris Veder schijnt bij de stedelijke administratie in de 19e eeuw 'een doeltreffend toezicht bij de uitleening, teruggave en wederopberging ter juister plaatse. ..absoluut onuitvoerbaar geweest te zijn 53)' , waardoor de stukken zijn gaan zwerven over de Secretarie-afdelingen. Het terugplaatsen van deze stukken betrof zowel indicateurstukken als stukken die niet waren ingeschreven in de indicateur . Op voorstel van Veder besloten burgemeester en wethouders in 1897 accoord te gaan met de uitvoering van een omvangrijk project: de herordening van de archieven van de afdelingen Financiën en Algemene Zaken 54). De stukken van de beide afdelingen waren namelijk op onderwerp opgeborgen. Het grote aantal rubrieken (Veder geeft als bijlage een lijst van meer dan 160 onderwerpen) maakte de beide afdelingsarchieven moeilijk toegankelijk. Wanneer de stukken geordend zouden worden op het nummer in de indicateur, zou tegelijk gecontroleerd kunnen worden of de stukken wel aanwezig waren in de (in totaal 2945) portefeuilles. Dit laatste was volgens de nota van Veder het hoofddoel van de reorganisatie. Daarnaast zou met de herordening ook een betere scheiding bereikt kunnen worden tussen de afdelingen Financiën en Algemene Zaken, omdat in beide archieven dezelfde onderwerpen voorkwamen. Tenslotte kon tijdens het project tegelijk een lijst opgesteld worden van stukken die voor vernietiging in aanmerking kwamen. In de periode 1903-1920 werd het werk aan de Generale Indicateur verricht door de afdeling Algemene Secretarie en kreeg de afdeling Algemene Zaken opnieuw een afdelingsindicateur. In tegenstelling tot de periode 1814-1830 is de nummering in beide Indicateurs niet dezelfde. In de periode 1903-1920 moet dus, wanneer men stukken van de afdeling Algemene Zaken zoekt, naast de Generale Indicateur ook deze afdelingsindicateur geraadpleegd worden.

Het bijhouden van de Generale Indicateur (overzicht):

periode: Generale Indicateur afdelingsindicateur bijgehouden door: Secretarie/ A.Z. : _______________________________________________________ 1812-1813 afd. Secretarie nee 1814-1830 Kabinet van de Burgemeester ja 1830-1902 afd. Secretariet Algemene Zaken nee 1903-1920 afd. Algemene Secretarie ja Het toezicht op het bijhouden van de Generale Indicateur was de eerste decennia in handen van de burgemeester, na 1851 werd dit door de gemeentesecretaris overgenomen 45) .

De afschaffing van de Generale Indicateur

Op advies van de gemeentesecretaris werd in 1920 een voor de administratie ingrijpend besluit genomen: de afschaffing van de Generale Indicateur met ingang van 1 januari 192146. Hierdoor verdween het overzicht van de behandeling van stukken op het Stadhuis. Voor de administratie toen en voor de onderzoeker van nu is dit een behoorlijke handicap. Stukken zijn alleen te vinden met behulp van de afdelingsindicateurs.

Bewaring en ordening van de Secretarie-archieven 47)

Het gebrek aan depotruimte waarmee het Gemeentearchief langdurig kampte, leidde er toe dat de Secretarie-archieven gedurende een groot deel van de 20e eeuw op verschillende plaatsen in de stad moesten worden ondergebracht. Tot 1923 hebben deze archieven op het Stadhuis aan de Oudezijds Voorburgwal gelegen, maar de toename van stukken maakte het noodzakelijk dat er een gebouwaan de Herenmarkt werd vrijgemaakt om deze aanwas van de archieven te herbergen. Tien jaar later was ook deze ruimte te krap en werd de zolder van het gebouw van de Bank van Lening (eveneens aan de Oudezijds Voorburgwal) gebruikt om de aanvullingen onder te brengen. In 1957 gingen de archieven die daar inmiddels verzameld waren, lopende over de periode 1928-1946, naar het (voormalige) gebouw Amstel 1. Nog eenmaal moest een tijdelijke bergplaats gevonden worden: in 1968 werd het gebouw van een voormalige broodbakkerij aan de Nieuwe Prinsengracht ('Ceres') in gebruik genomen. In dat jaar werden overigens wel de archieven van de Raad, van burgemeester en wethouders en van de afdeling Algemene Zaken overgebracht naar het Gemeentearchief. Daar berustten van de Secretarie-archieven alleen de stukken over de periode 1812-182448. In 1985 kwam aan deze situatie van 'het verdeelde archief een einde, toen de nieuwe depotruimten aan de Amsteldijk in gebruik genomen konden worden49. De archieven van bestuur en administratie tot 1970 werden daar ondergebracht. Met de bewerking van de Secretarie-archieven door het Gemeentearchief is aan het eind van de 19e eeuw begonnen. Bij deze bewerking kunnen de volgende werkzaamheden worden onderscheiden (met de data van de eerst gevonden vermelding in de bronnen): -rangschikking en inventarisatie (1883); -inventarisatie van onderdelen van het archief van de afdeling Financiën (1893); -de verwijdering van overbodig papier (1893); -het terugplaatsen van afgedwaalde stukken (1897); -het herordenen van de stukken van de afdelingen Financiën en Algemene Zaken (1896); -vernietiging van stukken (1901).

In 1883 werd de hoofdcommies Ch.M. Dozyopgedragen

'de rangschikking en inventarisatie van het gedeelte van het Gemeente-archief zich uitstrekkende van het jaar 1812, waar het oude archief eindigt, tot het jaar 1852 50)'. In de jaren daarna wordt telkens melding gemaakt van 'de regeling en schifting der stukken', zonder dat nader wordt aangegeven om wat voor De archieven van Armwezen en van Onderwijs bleven, omdat het aantal rubrieken geringer en dus overzichtelijker was, geordend op onderwerp. Wel gingen de afdelingen op het Stadhuis in het vervolg de stukken op indicateurnummer opbergen (Onderwijs na 1912, Armwezen na 1914). Het archief van de afdeling Publieke Werken was wel op indicateurnummer geordend en werd dan ook door Veder in zijn nota als voorbeeld gesteld. Met de herordening van de afdeling Financiën is volgens het Gemeenteverslag in 1899 begonnen. Hierbij werd de fout begaan dat stukken die opgemaakt waren door deze afdeling (op het bureau dat de aangelegenheden betreffende de Gesubsidieerde Gestichten behandelde) werden overgebracht naar het archief van Armwezen 55). Desondanks kan gesteld worden dat de herordening een betere toegankelijkheid van de stukken tot gevolg had. Het was nu niet meer nodig eerst de portefeuille met de rubriek en daarna het stuk met indicateurnummer op te zoeken. Wanneer het gezochte stuk in de (Generale) indicateur gevonden was, kon het op indicateurnummer in de pakken opgezocht worden. De werkzaamheden aan het archief van Algemene Zaken werden verricht tussen 1905 en 1923. Tegelijk met deze reorganisatie werd ook de vernietiging ter hand genomen: in november 1901 werden 'verscheidene balen waardeloze stukken' opgeruimd. In januari van het jaar daarop 'werden de lokalen van het Nieuw-archief ontlast van eene massa waardeloos papier beloopende 17050 kilogrammen 56)' . Of het hier ging om de uitgeschifte vellen wit papier, of om archiefstukken die voor vernietiging in aanmerking kwamen, is onduidelijk. Eenmaal worden vernietigde stukken nader omschreven: in 1927 is sprake van de vernietiging van archiefbescheiden betreffende de stedelijke accijnzen van vóór 1852, afkomstig van de afdeling Algemene Zaken, 'waarvan de inhoud uitvoerig in den Gwerkzaamheden het hier gaat. In ieder geval werden onderdelen van het archief van de afdeling Financiën geïnventariseerd 51). De schifting van stukken was noodzakelijk omdat de beperkte archiefruimte op het Stadhuis en de vijfjaarlijkse overbrenging van stukken van de Secretarie-afdelingen hiertoe dwongen. Zo werden de archieven van Financiën en Algemene Zaken met een derde verminderd door 'de noodzakelijke verwijdering van alle overbodig wit papier en apostillen uit de stukken, met overschrijving van betreffende aantekeningen daarop gesteld 52)'. Naast dit uitschiften wordt in de Gemeenteverslagen eveneens melding gemaakt van het terugplaatsen van vele afgedwaalde stukken. Volgens gemeentearchivaris Veder schijnt bij de stedelijke administratie in de 19e eeuw 'een doeltreffend toezicht bij de uitleening, teruggave en wederopberging ter juister plaatse. ..absoluut onuitvoerbaar geweest te zijn 53)' , waardoor de stukken zijn gaan zwerven over de Secretarie-afdelingen. Het terugplaatsen van deze stukken betrof zowel indicateurstukken als stukken die niet waren ingeschreven in de indicateur . Op voorstel van Veder besloten burgemeester en wethouders in 1897 accoord te gaan met de uitvoering van een omvangrijk project: de herordening van de archieven van de afdelingen Financiën en Algemene Zaken 54). De stukken van de beide afdelingen waren namelijk op onderwerp opgeborgen. Het grote aantal rubrieken (Veder geeft als bijlage een lijst van meer dan 160 onderwerpen) maakte de beide afdelingsarchieven moeilijk toegankelijk. Wanneer de stukken geordend zouden worden op het nummer in de indicateur, zou tegelijk gecontroleerd kunnen worden of de stukken wel aanwezig waren in de (in totaal 2945) portefeuilles. Dit laatste was volgens de nota van Veder het hoofddoel van de reorganisatie. Daarnaast zou met de herordening ook een betere scheiding bereikt kunnen worden tussen de afdelingen Financiën en Algemene Zaken, omdat in beide archieven dezelfde onderwerpen voorkwamen. Tenslotte kon tijdens het project tegelijk een lijst opgesteld worden van stukken die voor ver vergunningen. Tijdens onze inventarisatie zijn vergunningen over de periode 1920-1940 vernietigd.

Verantwoording van de inventarisatie

Een onderzoek naar de structuur en het functioneren van de bestuursadministratie van Amsterdam vormde een belangrijk onderdeel van de inventarisatie. Hierbij werden de plaats en de werkzaamheden van de verschillende afdelingen van de Secretarie nagegaan. Mede naar aanleiding van dit onderzoek bleek dat diverse stukken niet behoorden in het archief van de afdeling Algemene Zaken. Zo werden de ingekomen en minuten van uitgaande stukken van het Provisioneel Bestuur van Amsterdam (16 november-31 december 1813) met het notulenboek van dit bestuur 58) tot een zelfstandig archief gevormd (archief 5326). Hetzelfde gebeurde met de stukken van het bestuur van het Gooisch Natuurreservaat (5352) en van de Commissie inzake de vaststelling van de sluitingstijden van winkels en bedrijfjes (5327). Deze archieven werden voorzien van een inventaris. Tenslotte werden twee portefeuilles met rapporten van de hoofdcommissaris van Politie aan de burgemeester geplaatst bij het Kabinet van de Burgemeester. Deze rapporten lopen over de periode 1820-1826 en gaan vooraf aan meerdere pakken met dezelfde inhoud in het archief van het Kabinet. Na dit terugplaatsen van stukken, zijn de series bij de 'stukken van algemene aard' geordend, beschreven en genummerd. Vervolgens werden de stukken die niet in de indicateur waren ingeschreven en/of buiten de indicateur waren geplaatst, beschreven. Deze stukken vielen uiteen in twee bestanddelen: Er werd een rubriekenindeling ontworpen waarin de stukken uit beide onderdelen werden ondergebracht (dit zijn de 'stukken betreffende bijzondere onderwerpen ') . De vraag waarom zoveel meters stukken niet werden ingeschreven en daardoor ook buiten de indicateurstukken zijn opgeborgen 59), valt moeilijk te beantwoorden. Voor een deel werden er stukken, buiten de Generale-en afdelingsindicateur om, alsnog ingeschreven in aparte indicateurs (de drankwet-vergunningen, bewijzen van goed gedrag). Daarnaast zijn er stukken waarvan de uiterlijke vorm of inhoud een reden vormde om ze niet in te schrijven (de registers met certificaten van onvermogen en de aktenboeken, aanvraagkaarten voor een paspoort). Verdere gegevens omtrent de redenen van het niet-registreren of het plaatsen van stukken buiten de pakken met indicateurstukken ontbreken. Het archief omvat 374 meter archiefbescheiden .